| 🧭 Situación común en proyectos | 🔍 Qué suele salir mal | ✅ Lo que sí se espera hacer | 🧩 Técnica recomendada | 📄 Artefacto o documento generado | 🛠️ Qué soluciona |
| Hay información clave pero no se comparte a tiempo | Decisiones sin datos, frustración del equipo | Compartir avances clave tan pronto estén disponibles | Comunicación proactiva y contextualizada | Informe de avances, reporte rápido de situación, listado de información que no se comparte a tiempo | Previene retrasos, mejora toma de decisiones |
| Se omiten detalles pensando que otros ya los conocen | Suposiciones, reprocesos, errores | Asegurar claridad contextual en todo mensaje | Estructura: Qué, Por qué, Cómo, Cuándo | Correo detallado, minuta explicativa, historial del canal | Reduce errores y malentendidos |
| No se responde un mensaje en días | Bloqueos, desconexión del equipo | Aceptar y responder en dos pasos (aviso + respuesta completa) | Técnica del “2 tiempos” | Registro de comunicaciones, log de respuestas | Mejora flujo de trabajo y confianza |
| Se espera a la reunión para comunicar algo urgente | Oportunidades perdidas, decisiones tardías | Anticiparse y comunicar antes de los encuentros si es relevante | Uso de canal urgente predefinido | Mensaje directo, correo urgente, nota interna | Aumenta la capacidad de respuesta y agilidad |
| Solo se informa a una parte del equipo | Falta de alineación, rumores | Informar siempre a todos los involucrados relevantes | Guía por matriz RACI o plan de comunicación | Registro de destinatarios, bitácora de distribución | Evita brechas de información y confusión |
| Se usa lenguaje técnico sin adaptar al público | Confusión, resistencia | Traducir tecnicismos al lenguaje común y validar entendimiento | Técnica de “traducción inversa” | Glosario del proyecto, anexo explicativo, resumen ejecutivo | Mejora comprensión transversal del equipo |
| Se comunican los problemas solo cuando ya explotaron | Reacción tardía, presión excesiva | Comunicar riesgos desde que se detectan, no cuando ya son crisis | Enfoque preventivo + cultura de transparencia | Registro de riesgos, alertas tempranas | Aumenta capacidad de anticipación y resiliencia |
| Se asume que la reunión reemplaza la comunicación escrita | Olvidos, contradicciones | Documentar acuerdos siempre por escrito después de reuniones | Técnica de “acta inmediata” | Acta de reunión, resumen compartido, checklist de tareas | Da trazabilidad, reduce ambigüedad |
| Se habla mucho pero no se escucha | Desconexión, decisiones mal enfocadas | Escuchar activamente, validar lo entendido | Técnica para-parafrasear-preguntar | Registro de acuerdos, notas compartidas | Fortalece vínculos, evita dobles interpretaciones |
| Se evita decir “no sé” por miedo al juicio | Decisiones mal informadas, desgaste | Admitir límites y buscar en conjunto soluciones | Cultura de aprendizaje y humildad profesional | Registro de preguntas abiertas, minutas con pendientes | Reduce errores por improvisación, fomenta aprendizaje |
